Kako doći do donosilaca odluka pomoću vaše peticije

Potvrdite da ciljate pravu osobu

Pre nego što se obratite nekome, proverite da li ste identifikovali osobu ili telo koje zaista ima ovlašćenje da uradi ono što tražite. Obraćanje nekome ko ne može da postupi po vašem zahtevu gubi vreme i može ostaviti utisak da ne razumete kako relevantna institucija funkcioniše.

Zapitajte se: ko donosi konačnu odluku o ovom konkretnom pitanju? U nekim slučajevima jedno telo daje preporuku, a drugo je odobrava. Službenik u opštini može pripremiti preporuku, dok odbornici glasaju o njoj. Odeljenje kompanije može sprovoditi politiku, dok izvršni tim odobrava izmene. Ako su uključeni i jedni i drugi, obratite se obema stranama.

Ako niste sigurni, proverite zvanični sajt relevantne organizacije, pogledajte kako su slične odluke ranije donošene ili pozovite centralu i pitajte ko je zadužen za konkretno pitanje koje pokrećete.

Uspostavite kontakt rano, a ne samo pri predaji

Ne morate da čekate da prikupite hiljade potpisa pre nego što obavestite donosioca odluke da vaša peticija postoji. Rani kontakt služi dvema svrhama: pokazuje da ste ozbiljni i daje vam vreme da saznate da li postoji formalna procedura predaje koju treba da pratite.

Kratka uvodna poruka kada kampanja krene, ili kada prikupite prvi značajan broj potpisa, sasvim je primerena. Budite kratki i činjenični. Još ne tražite odluku. Samo ih obaveštavate i uspostavljate kanal za kontakt.

Rani kontakt vam takođe pomaže da pronađete tačnu adresu, ime relevantnog službenika ili predstavnika i da saznate postoje li rokovi koje morate imati u vidu.

Kako napisati delotvornu poruku

Bilo da šaljete uvodnu poruku, izveštaj o napretku ili formalno pismo za predaju, struktura je ista. Budite jasni, sažeti i pristojni. Neprijateljske ili optužujuće poruke daju primaocu izgovor da vas odbaci.

Svaka poruka donosiocu odluke treba da sadrži:

• Šta tražite. Navedite konkretnu promenu koju želite, jasno i bez dvosmislenosti.
• Zašto je to važno. Jedna ili dve rečenice o tome koga to pogađa i šta se dešava ako se ništa ne promeni.
• Nivo javne podrške. Navedite koliko je ljudi potpisalo i uključite link do peticije kako bi mogli da je provere.
• Bilo koji relevantan rok. Ako se približava odluka, navedite to. Rok daje vašoj poruci razlog da bude pročitana odmah.
• Jasan zahtev za odgovor. Pitajte šta planiraju da urade i kada možete očekivati odgovor.

Izaberite pravi kanal

Različite situacije zahtevaju različite pristupe.

• Email Prava početna tačka za većinu kampanja. Stvara pisani trag, može se proslediti unutar organizacije i daje primaocu vreme da odgovori. Obratite se imenovanoj osobi, a ne generičkom poštanskom sandučetu.
• Pismo. Odštampano pismo poslato poštom prikladno je za formalne institucije kao što su parlament, državna tela ili velika javna tela. Fizičko pismo ponekad privuče više pažnje od imejla.
• Telefonski poziv. Korisno za praćenje na neodgovoren imejl ili za saznanje ko je prava kontakt osoba. Pre nego što pozovete, imajte jasan cilj i budite kratki.
• Zahtev za sastanak. Vredi ga pokrenuti kada prikupite značajan broj potpisa. Lični kontakt je teže ignorisati i daje vam priliku da direktno izložite svoj slučaj. Budite fleksibilni oko zakazivanja: ako glavni donosilac odluke nije dostupan, sastanak sa višim članom osoblja i dalje vredi.
• Društvene mreže Označavanje donosioca odluke u javnoj objavi stvara vidljiv pritisak. Radite to pažljivo i profesionalno. Najbolje funkcioniše kada imate nešto konkretno da prijavite, kao što je značajan prekretnica, a loše kada deluje kao nastavljen kampanja uznemiravanja.

Vodite evidenciju o svakom kontaktu: datume, imena, šta je poslato i kakav ste odgovor dobili. Ova evidencija je korisna ako kampanja eskalira i neophodna kada formalno predajete peticiju.

Dobro tempirajte kontakt

Najdelotvorniji trenuci za kontaktiranje donosioca odluke vezani su za događaje u vašoj kampanji ili u njihovom procesu odlučivanja.

• Kada dostignete prekretnicu u broju potpisa koja pokazuje stvarnu javnu podršku.
• Kada je zakazan sastanak odbora, glasanje u veću ili pregled politike. Kontaktirajte ih nekoliko dana ranije, a ne tog istog dana.
• Kada se dogodi nešto novo: medijsko izveštavanje o vašem pitanju, povezani događaj ili izjava drugog nadležnog tela koja podržava vaš stav.
• Kada ste spremni da formalno predate peticiju. Najavite im unapred kako bi mogli da odvoje vreme da je uredno prime.

Izbegavajte da donosioca odluke kontaktirate toliko često da vaše poruke počnu da deluju kao pritisak, a ne kao komunikacija. Jedna ili dve dobro tempirane poruke imaju veću težinu od niza nedeljnih imejlova.

Pripremite paket za predaju

Kada ste spremni da formalno predate peticiju, pripremite paket koji vašu kampanju prikazuje jasno i profesionalno. Dobro pripremljenu predaju teže je odložiti nego link ka veb-sajtu.

• Prateće pismo: Jedna stranica koja sažima peticiju: problem, vaš konkretan zahtev i broj ljudi koji su potpisali. Ponovite svaki rok i jasno zatražite odgovor.
• Spisak potpisa. Odštampajte pregled potpisa sa imenima, lokacijama i eventualnim komentarima. Ako imate hiljade potpisa, reprezentativan uzorak sa potvrđenim ukupnim brojem praktičniji je od svakog pojedinačnog imena.
• Lične priče: Nekoliko konkretnih komentara ili kratkih izjava potpisnika dodaje ljudsku dimenziju koju statistika sama ne može da pruži. Izaberite primere koji jasno ilustruju uticaj problema.
• Potkrepljujući dokazi. Ako imate relevantne medijske objave, zvanične podatke ili stručne izjave koje podržavaju vaš slučaj, uključite ih kao priloge ili reference.

Ako donosioc odluke traži da pošaljete potpise imejlom, objasnite da se lični podaci ne bi trebalo masovno prenositi imejlom. Lična ili formalna pisana predaja prikladnija je i pokazuje da odgovorno rukujete podacima podržavalaca.

Uključite medije pri predaji

Javna predaja stvara trenutak vidljive odgovornosti. Medijsko praćenje predaje dodatno pritiska donosioca odluke i izaziva novo interesovanje za peticiju.

Nedelju dana pre datuma predaje, pošaljite kratko saopštenje za medije ili predlog lokalnim novinarima koji prate vašu temu. Recite im šta predajete, koliko je ljudi potpisalo i kada i gde će predaja biti održana.

Unapred pitajte donosioca odluke da li im odgovara prisustvo medija. Mnogi izabrani zvaničnici to rado prihvataju. Čak i ako nijedan novinar ne dođe, napravite sopstvene fotografije i video snimak predaje. To možete podeliti u obaveštenju o peticiji i na društvenim mrežama.

Za kompletan vodič o obraćanju novinarima i pisanju saopštenja za medije, pogledajte Kako obezbediti medijsku pažnju za vašu peticiju.

Šta da uradite ako ne dobijete odgovor

Nepostojanje odgovora je uobičajeno i ne znači nužno da je peticija ignorisana. Osoblje možda obrađuje veliku količinu prepiske, pitanje je možda još u aktivnom razmatranju ili vaša poruka možda nije stigla do prave osobe.

Pošaljite jedno podsećanje nakon razumnog intervala, obično od jedne do dve nedelje. Pozovite se na svoju prvobitnu poruku i ljubazno pitajte da li je primljena i kada možete očekivati odgovor.

Ako i dalje ne dobijete odgovor, razmotrite druge mogućnosti: formalnu predaju kroz sopstvenu proceduru institucije, pitanje postavljeno na javnom sastanku ili kontakt preko izabranog predstavnika. Dokumentovanje izostanka odgovora i deljenje toga u obaveštenju o peticiji ili saopštenju za medije takođe može stvoriti pritisak, iako ovaj pristup zahteva pažljivo postupanje.

Nakon predaje: pratite dalje i zaokružite proces

Predaja nije kraj kampanje. Obaveštavajte svoje podržavaoce o tome šta sledi.

• Objavite ažuriranje odmah nakon predaje. Podelite kako je proteklo, šta je rečeno, fotografije i koji su sledeći koraci. Podržavaoci koji su potpisali pre nekoliko nedelja i dalje su zainteresovani za ishod.
• Pošaljite podsetnik donosiocu odluke. Ako su obećali da će odgovoriti ili preduzeti akciju do određenog datuma, podsetite ih kada taj datum dođe. Ljubazan, činjeničan podsetnik pokazuje da pratite situaciju.
• Objavite ishod. Ako kampanja uspe, jasno to recite svojim podržavaocima. Ako ne uspe, objasnite šta se desilo i da li postoje dalji koraci. Ljudi koji su učestvovali zaslužuju da znaju čemu su njihovi potpisi doprineli.

Kampanja koja se dobro zaokruži, bilo da pobedi ili izgubi, gradi poverenje kod ljudi koji su je podržali i olakšava da ih ponovo angažujete u budućnosti.